Preparación y Dirección de una Reunión
Las reuniones
eficaces y eficientes son aquellas en las que se consiguen los resultados
buscados haciendo un uso adecuado de los recursos disponibles. Es necesario
distinguir para ello los diferentes tipos de reuniones y sus fases.
Dirección de reuniones:
Las reuniones son
parte de las herramientas que impulsan los negocios, por ello deben de ser
eficaces y para lograr los resultados deseados.
Para preparar un
reunión eficaz es necesario tener siempre en cuenta.
Los objetivos de la reunión.
La motivación de
las personas que dirigen la reunión y la de los participantes de la misma
La metodología
empleada debe facilitar un clima favorecedor.
El tiempo necesario
y ajustado para su desarrollo.
Tipos de reuniones:
Según el propósito
de la reunión, se pueden preparar diferentes tipos.
Reunión para informar.
El responsable
informa a los participantes y responde a sus preguntas. Se producen cuando se
quiere que un grupo de personas esté al día de un asunto concreto.
Reunión para recoger información.
Los participantes
informan y el responsable hace las preguntas.
Reunión de formación.
El responsable
enseña habilidades y conocimientos a los participantes.
Reunión para lograr un acuerdo.
El responsable y
los participantes tratan de conciliar posturas para llegar a un
acuerdo.
Reunión de toma de decisiones.
El responsable y
los participantes hacen propuestas, acciones y toman decisiones. Para llegar al
acuerdo se formaliza un procedimiento, ¿las decisiones se toman por consenso,
voto, o deciden algunas personas?
Fases de la reunión.
Es muy importante
la preparación previa de la reunión tanto o más como la misma reunión. El
responsable de que la reunión tenga éxito será siempre la persona que la
convoca y es quién tiene que llevar las tareas bien aprendidas. Para ello hay
que responder a varias preguntas:
¿Porqué es necesaria la reunión para lo que
quiero conseguir?. Hay que justificar la reunión a los participantes.
Para ayudar a
responder, una reunión es recomendable cuando se produce alguna de las
siguientes situaciones:
Necesidad que todo
el grupo o equipo comparta información o consejos.
Se quiere que el
grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.
Se quiera compartir
información, un logro o una preocupación con todo el grupo o comunicar a todos
algo sobre una situación en particular.
Se considere que se
debe aclarar la responsabilidad sobre un problema o asunto.
Porque se detecte
la necesidad de reunión del grupo por algún motivo concreto.
No se aconseja convocar una reunión, cuando:
Es un asunto que
sería aconsejable tratar de forma individual, por ejemplo cuando el tema a
tratar ya fue decidido anteriormente.
No hay suficiente tiempo para prepararse.
Se puede utilizar
otro método de comunicación por ejemplo; memo, correo electrónico o llamada
telefónica.
Cuando el tema no
merece que se invierta el tiempo de todos.[1]
Mi consejo
personal, antes de acudir a una reunión, hay que realizar una serie de acciones
fundamentales:
- Conocer los
asuntos a tratar.
- Preparar los
temas a debatir.
- Ponernos en el
lugar de la otra parte para analizar sus planteamientos y puntos de vista antes
de la sesión de trabajo que nos va a permitir ir más preparados.
- Disponer de forma
previa las ideas a exponer para estar seguros que transmitimos el mensaje de
forma correcta.
- Y si somos
nosotros los que organizamos la reunión, y tenemos que hacer una exposición,
aconsejaría practicarla.
Esto nos va a
permitir tener la satisfacción personal de hacer nuestro trabajo con profesionalidad
que es lo principal.[2]
Recomendaciones para la
eficacia de las reuniones
La eficacia de las
reuniones viene determinada por el consenso adquirido y por la operatividad
lograda. Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:
a) Ser necesaria su
convocatoria y celebración.
La celebración de
muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen los
directivos, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar
eficacia e implicación del equipo en las mismas.
b) Estar preparada,
tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes. .
El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos
problemáticos del tema. Debe tener claros los datos esenciales, posibles
problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de trabajo,
alternativas y propuestas posibles, etc..
De hecho, si una
reunión no está preparada, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de
tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y posteriores convocatorias.
c) Terminar en un
Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el
seguimiento de las decisiones tomadas.
Muchas reuniones de
son ineficaces porque a su conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo
las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas
responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la
temporalización, etc.
d) Si se quiere que
una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las
decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las
reuniones posteriores serán puramente formalistas
No debe olvidarse
que para ser más útil y eficiente una reunión depende de la determinación del
objetivo de la misma. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria
con toda claridad y precisión para que los miembros de la misma conozcan
perfectamente los temas de las reuniones y la finalidad de las mismas, Es
importante que los directivos procuren separar y no hacer coincidir en una
misma reunión diversos temas y finalidades, ya que los que participan tienden a
unirlos. Se hace necesario que si en el orden del día de una reunión hay varios
puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las finalidades y los
temas. Y esto es responsabilidad del que dirige o conduce la reunión.
Las fases de una
reunión
1. El análisis y
estudio de su necesidad
La Directivos de
una Institución o de un de un grupo antes de convocar una reunión debe
plantearse:
a) ¿Es necesaria la
reunión?
Para considerar la
necesidad o conveniencia de una reunión, el responsable del grupo debe analizar
dos aspectos:
b) Necesidad
técnica
Existe necesidad de
comunicar o de informar sobre algún aspecto de la organización y funcionamiento
del Centro, y la reunión es el mejor cauce para transmitir esta información,
dada la importancia o la naturaleza de la misma.
Es conveniente y
necesaria una reunión para pedir la opinión, sugerencias o propuestas a un
grupo de personas, Equipo u órgano de Consejo de Dirección.
Es preciso tomar
una decisión y ésta es responsabilidad de un Equipo o del Consejo de Dirección
del Centro.
c) Necesidad de
interrelación o comunicación
La reunión puede
ser, a veces, también necesaria para:
Fomentar la
participación e implicación de los integrantes del equipo departamento
profesorado, alumnado en la organización y funcionamiento de la Institución.
Propiciar y
fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.[3]
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